Isompi remontti tai rakennusprojekti vaatii tarjouspyynnön rautakaupasta, jos materiaalimäärä nousee kymmeniin tai satoihin ruuvipaketteihin, kuutioihin puutavaraa ja litroihin maalia. Yksittäisten tuotteiden ostaminen hyllyhinnoilla tulee tällöin turhan kalliiksi, kun taas kunnolla laadittu tarjouspyyntö voi tiputtaa loppusumman jopa 10–20 prosenttia verrattuna listahintoihin.
Milloin tarjouspyyntö kannattaa tehdä
Nyrkkisääntönä voi pitää, että jos materiaalihankinnan arvo ylittää noin 3000–5000 euroa, kannattaa pyytää erillinen tarjous sen sijaan että kävelee myymälään ostoslistan kanssa. Tähän kokoluokkaan yltää helposti omakotitalon julkisivuremontti, autotallin runko, terassin rakentaminen isolle pihalle tai koko talon vesikaton uusiminen.
Pienemmissä hankinnoissa, esimerkiksi yksittäisen huoneen maalauksessa tai kylpyhuoneen laatoituksessa, tarjouspyyntö on usein turha vaiva – kanta-asiakasalennukset ja kausikampanjat riittävät. Isommissa urakoissa taas rautakaupat neuvottelevat mielellään, koska kertaostoksen kate kiinnostaa niitä enemmän kuin yksittäisen asiakkaan hyllyostos.
Mitä tarjouspyyntöön kannattaa sisällyttää
Kokenut myyjä katsoo ensin määrälistaa ja toimitusaikataulua, ei niinkään tuotenimikkeitä yksitellen. Sen vuoksi tarjouspyynnön kannattaa olla mahdollisimman tarkka jo ensimmäisellä kierroksella – epämääräinen pyyntö johtaa vain lisäkysymyksiin ja viivästyttää koko prosessia.
Hyvä tarjouspyyntö sisältää:
- Tarkan materiaalilistan mittoineen (esim. runkopuutavara 48x148mm, painekyllästetty, 400 juoksumetriä)
- Toivotun toimitusajankohdan ja mahdollisen aikataulun useassa erässä
- Toimitusosoitteen ja tiedon siitä, tarvitaanko nostopalvelu tai kuormanpurkuapu
- Maksuehdot – yritysasiakkailla usein 14 tai 30 päivää, yksityishenkilöillä yleensä käteis- tai korttimaksu
- Tiedon siitä, onko kyseessä kertahankinta vai jatkuva yhteistyö (esim. remonttifirman vuositoimitukset)
Määrälistan laatiminen kannattaa aloittaa piirustuksista tai rakennelaskelmasta, ei arvauksesta. Jos runkopuutavaran menekki lasketaan väärin, seuraava tilaus tulee usein 15–20 prosenttia kalliimmaksi, koska pieniä lisäeriä ei enää saa samalla hinnalla kuin isoa kertatilausta.
Kilpailuta useampi rautakauppa – näin vertailu tehdään oikein
Yksi yleisimmistä virheistä on pyytää tarjous vain yhdestä paikasta, koska se on lähin tai tuttu. Hintaerot samojen tuotteiden välillä voivat olla suuria etenkin puutavarassa ja kipsilevyissä, joiden hinta heittelee sahojen ja tukkuvarastojen mukaan viikoittain.
Rautakauppojen vertailu kannattaa tehdä systemaattisesti, eli samalla määrälistalla ja samoilla toimitusehdoilla jokaiselle liikkeelle. Muuten vertailu vääristyy – yksi tarjous saattaa sisältää kuljetuksen ja toinen ei, jolloin näennäisesti halvempi tarjous onkin lopulta kalliimpi.
Kannattaa pyytää tarjous sekä isolta ketjulta että paikalliselta rautakaupalta. Ketjut pystyvät usein kilpailemaan volyymituotteissa kuten kipsilevyissä ja eristeissä, kun taas paikallinen liike voi joustaa enemmän toimitusajoissa ja erikoistilauksissa. Ketjun ja paikallisen liikkeen erot remontin materiaalihankinnassa kannattaa tuntea ennen kuin lähettää ensimmäistäkään tarjouspyyntöä.
Yleisimmät virheet tarjouspyynnössä
Ensimmäinen virhe on liian väljä määrälista. ”Noin 300 neliötä kipsilevyä” ei riitä – myyjä tarvitsee levykoon, paksuuden ja tyypin (esim. normaali, kosteudenkestävä tai palonkestävä), muuten tarjous joudutaan tekemään uudelleen.
Toinen virhe on unohtaa hukkaprosentti. Laatoituksessa ja lattiamateriaaleissa lasketaan yleensä 10 prosentin hukka, puutavarassa 5–8 prosenttia katkaisujätteen vuoksi. Jos hukkaa ei huomioi tarjouspyynnössä, joutuu tekemään lisätilauksen kesken projektin – ja silloin hinta on jo eri kuin alkuperäisessä tarjouksessa.
Kolmas virhe on jättää budjetti kokonaan huomiotta ennen tarjouspyyntöjen lähettämistä. Kustannusten arviointi etukäteen auttaa tunnistamaan heti, jos tarjous poikkeaa merkittävästi odotetusta – silloin kannattaa tarkistaa, onko listasta jäänyt jotain pois vai onko hintataso yllättävän korkea.
Neuvotteluvara ja toimitusehdot
Suurissa tilauksissa hintaan voi vaikuttaa myös ostoajankohta. Puutavaran hinnat elävät sesongin mukaan – kevät ja alkukesä ovat kysytyintä aikaa, jolloin hinnat ovat korkeimmillaan. Talvikuukausina, marraskuusta helmikuuhun, moni rautakauppa on halukkaampi joustamaan hinnasta, koska varastokierto on hitaampaa.
Toimitusehdoista kannattaa sopia tarkasti: tuleeko tavara yhdellä kertaa vai erissä rakennusvaiheen mukaan, ja kuka vastaa purkamisesta työmaalla. Isoissa tilauksissa monet rautakaupat tarjoavat ilmaisen kotiinkuljetuksen tietyn euromäärän ylittyessä – tämä kannattaa kysyä suoraan, sillä se ei aina näy hinnastossa.
Yleinen väärinkäsitys on, että tarjoushinta on aina lopullinen ja kiveen hakattu. Todellisuudessa moni rautakauppa antaa alustavan tarjouksen, jota voi vielä tarkentaa, jos materiaalimäärät muuttuvat suunnitteluvaiheessa. Kannattaa kysyä suoraan, kuinka pitkään tarjous on voimassa ja voiko määriä säätää ilman että koko tarjous mitätöityy.
UKK
Kuinka paljon materiaalia pitää tilata, jotta tarjouspyyntö kannattaa tehdä?
Selkeää euromäärää ei ole, mutta yleensä tarjouspyyntö kannattaa tehdä, kun hankinnan arvo ylittää noin 3000–5000 euroa tai kun kyseessä on useita eri materiaaliryhmiä sisältävä projekti, kuten julkisivuremontti tai autotallin rakentaminen.
Voiko tarjouspyynnön tehdä ilman tarkkoja piirustuksia?
Kyllä, mutta tarjouksesta tulee tällöin karkeampi ja saatat joutua tarkentamaan sitä myöhemmin. Mitä tarkemmat mitat ja määrät pystyt antamaan jo alussa, sitä luotettavampi ja sitovampi tarjous on.
Kannattaako tarjouspyyntö tehdä sähköpostilla vai puhelimella?
Sähköposti on suositeltavampi, koska silloin määrälista, hinnat ja toimitusehdot jäävät kirjallisena talteen. Puhelimessa sovitut yksityiskohdat kannattaa aina vahvistaa vielä sähköpostitse.
Yhteenveto
Tarjouspyyntö isompaan rakennus- tai remonttiprojektiin kannattaa laatia huolella jo ennen kuin materiaalihankinnat aloitetaan. Tarkka määrälista, hukkaprosentin huomiointi ja useamman rautakaupan kilpailuttaminen tuovat säästöä, joka isossa projektissa voi tarkoittaa satoja tai jopa tuhansia euroja. Kun tarjouspyyntö tehdään kunnolla kerralla, säästyy myös aikaa – eikä projektin puolivälissä tarvitse selvitellä puuttuvia materiaaleja tai yllättäviä hinnannousuja.